X
kodos

Een opdrachtnemer met een te scherpe prijs: daar kun je beter niet op proosten

 

‘Wat een meevaller, de opdrachtnemer heeft dik onder onze prijs aangeboden!’

Het lijkt goed nieuws, een aanbieding die ver onder het plafondbedrag van de aanbesteding ligt. Een reden om het glas te heffen. Of toch niet?

Bij Kodos denken we precies andersom

Een aanbieding ver onder de begroting? Dat is een voorbode van gedoe tijdens het project. Het is net als een nieuwe iPhone voor 100 euro of merkschoenen voor een tientje. Marktplaats waarschuwt niet voor niets: als iets te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat vaak ook zo.

We begrijpen het wel. Als opdrachtgever denk je: het moet zo goedkoop mogelijk. Maar een lage kwaliteit of een slechte samenwerking, zit je daar ook op te wachten?

Heeft de opdrachtnemer niet voldoende budget om kwaliteit te leveren?

Dan kun je uitgaan van één of meer van deze gevolgen:

1. veel meerwerk

2. minimale kwaliteit

3. gespannen samenwerking

4. in het meest extreme geval: een failliete partij

Krijg je al zin in een dergelijk project? Er zijn projectleiders die er een sport van maken: lekker scherp aanbesteden en daarna flink ruzie maken met de opdrachtnemer. Maar de meeste mensen worden daar niet blij van.

Hoe moet het dan wel?

Daarover kunnen we kort maar krachtig zijn: organiseer het zodanig dat je de prijs betaalt die je hoort te betalen voor de kwaliteit die je wenst.

Hoe zorg je daarvoor?

1. Regel het op het juiste moment

En dat moment is: aan het begin, tijdens de aanbestedingsfase en de contractteringsfase. Zorg voor een goed contract met een realistische prijs. Neem daarin ook een nette manier van indexeren op.

2. Maak een bodemprijs

Bij veel aanbestedingen wordt gewerkt met een plafondbedrag, inschrijvingen daarboven worden afgewezen. Draai die focus nu eens om en maak een bodemprijs. Dan weet je dat als een aanbieding daaronder zit, je de inschrijving simpelweg niet serieus kunt nemen.

3. Investeer in een goede directiebegroting

Zorg voor een goede directiebegroting en leg die naast de prijs van de opdrachtnemer. Wij doen dat geregeld voor onze opdrachtgevers. Soms leidt het tot een noodzakelijke verhoging van het budget. Dat is even vervelend, maar een stuk prettiger dan halverwege een project ontdekken dat de begroting niet klopt.

Aan het begin goed regelen dus, maar wat nu als we al halverwege zijn?

Een tussentijdse prijsbijstelling is lastig, vanwege de Europese regelgeving voor aanbestedingen. Zoek je naar een oplossing, dan zul je ruimhartig om moeten gaan met meerwerk of de risico’s onder de loep nemen.  Door risico’s te verleggen of een alliantie te vormen waarin bepaalde risico’s samen gedragen worden, kun je de prijsdruk bij de opdrachtnemer verlagen.

Wat je geeft, krijg je terug

Dat geldt voor elke relatie. Niemand is gebaat bij een opdrachtnemer die onvoldoende budget heeft om de gewenste kwaliteit te leveren. Gelukkig heb je er als opdrachtgever wel degelijk invloed op: ga niet voor de scherpste prijs, maar voor de meest realistische prijs. Zodat er ook na afloop nog een reden voor een biertje is.

Vragen?

Martijn GesinkDirecteur/Consultant
Kodos